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Quel cambio di passo chiamato smart working

Una rivoluzione non solo tecnologica, ma anche culturale.

di Eni Datalab
13 min di lettura
diEni Datalab
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Tra i cambiamenti negli stili di vita durante la pandemia spicca lo smart working, reso necessario per ridurre gli spostamenti e i contatti: nell’arco di poche settimane, milioni di persone in tutto il mondo hanno smesso di recarsi in ufficio; in particolare, in Italia sono quasi due milioni quelli che – a fine Aprile – sono entrati in smart working, di cui il 90 percento per la prima volta.

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Eppure, la differenza tra smart working e telelavoro per gli italiani non è ancora del tutto chiara: per eliminare questa confusione tendiamo ad affidarci a una ricerca Google, come dimostra l’analisi realizzata dall’Eni Datalab – un laboratorio nato per applicare anche alla comunicazione le competenze di data science, analytics e intelligenza artificiale che hanno reso l’azienda un’eccellenza del settore.

Gli italiani, prima dell’emergenza Covid-19, non si preoccupano di cercare su Google il tema della smart working, ma da metà febbraio in avanti le ricerche aumentano considerevolmente, viste le raccomandazioni da parte del governo di favorirlo. Il picco nelle ricerche viene raggiunto con l’inizio del lockdown – l’8 marzo per alcuni territori del Nord Italia, il 9 marzo per tutto il territorio nazionale.

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Le differenze tra smart working e telelavoro vengono esplicitate in una definizione del Ministero del Lavoro: il primo è «caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali» e da un’organizzazione dei task che prosegue per obiettivi; il telelavoro, invece, comporta semplicemente il decentramento della produzione e della sede lavorativa, grazie all’uso delle tecnologie digitali.

Quello degli italiani durante il lockdown si configura, di fatto, più come telelavoro; questa evidenza trova conferma nei dati Eurostat relativi alla diffusione dello smart working in Italia prima della pandemia: nel 2018, il nostro Paese presentava una percentuale di occupati potenzialmente attivi tra le più basse in Europa, posizionandosi al 28° posto su 34 Stati analizzati – lontano da realtà virtuose come quella olandese, svedese o islandese. 

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Poco adottato e quasi sconosciuto in passato, lo smart working si è particolarmente diffuso solo durante la recente pandemia, ma questa pratica può realmente essere il nostro futuro? Gli uffici verranno totalmente ripensati negli spazi e nelle modalità di fruizione? Si moltiplicheranno gli ambienti di coworking e cambierà, di conseguenza, anche la dimensione sociale e relazionale del lavoro? Ancora: l’utilizzo degli applicativi di videoconferenza, che ha registrato un picco finora mai visto, si consoliderà come pratica? E, più in generale, quali sono le opinioni degli italiani su questa nuova modalità di lavoro?

Lo smart working rappresenta senz’altro una rivoluzione a livello tecnologico e culturale: cambiamenti che la pandemia ha portato al centro del dibattito in rete e sui social media. Per questo, al fine di rilevare le posizioni degli italiani rispetto a questa modalità di lavoro, evidenziandone i tratti innovativi o culturalmente significativi, il Datalab di Eni ha analizzato le conversazioni tra gli utenti su Twitter.

Tra gli argomenti delle conversazioni, la dimensione culturale emerge come preponderante: gli italiani pensano allo smart working come uno strumento per conciliare carriera e famiglia, con argomenti molto discussi come l’organizzazione del tempo e la tutela della salute personale. Anche la gestione dei figli è un tema rilevante: le persone discutono i vantaggi e gli svantaggi del lavorare a casa con i propri bambini, e molti cercano consigli per affrontare la cosa.

Lo stress ritorna poi in riferimento al tempo libero e alla produttività: emergono, in questo senso, i benefici legati alla flessibilità oraria, all'aumento della produttività, e alla possibilità di trascorrere più tempo con i propri affetti – si sta iniziando infatti a parlare di diritto alla disconnessione, che permetterebbe al lavoratore di non dover essere costantemente reperibile. Non mancano però gli aspetti negativi, come la difficoltà di organizzare i task, l’incremento della tensione e gli ostacoli tecnologici.

Lo smart working ha infatti dato la possibilità ai singoli di confrontarsi realmente con la tecnologia: durante la pandemia in molti hanno iniziato a seguire più webinar – per aumentare le proprie soft skills legate allo smart working – e a utilizzare applicativi di videoconferenza; per questo gli utenti hanno prestato molta attenzione anche alla cyber-security, ponendo il tema della privacy e della protezione dei dati personali al centro delle conversazioni quotidiane.

Più in generale, dall'analisi del Datalab di Eni si nota quanto gli argomenti di carattere positivo superino, in riferimento alla questione “smart working”, quelli negativi: le persone parlano più dell'aumento della produttività e del tempo libero, così come degli effetti benefici dello smart working sull'inquinamento, rispetto a quel che ancora non convince di questo modello.

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Oltre all’indagine degli argomenti di conversazione che abbiamo visto, l’analisi del Datalab considera come le singole parole si connettono tra loro. Attraverso algoritmi di elaborazione testuale è possibile generare una rete e osservare come i nodi – in questo caso i termini – si relazionano: all’interno della rete sono quindi identificabili diversi gruppi (o cluster) di parole chiave, che ruotano attorno ai topic “qualità della vita”, “diritto alla disconnessione” e “digital transformation”; altre parti della rete sono invece dedicate allo smart working inteso come “opportunità” (di varare nuovi modelli organizzativi nelle aziende, ad esempio) e alle misure normative nazionali connesse all’emergenza Covid-19 – legate a doppio filo con i topic sull’organizzazione del lavoro e sul lavoro da casa.

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Cosa si può desumere, dunque, da questo periodo di smart working? Innanzitutto che i dipendenti si sentono più soddisfatti e produttivi quando sono liberi di scegliere come e dove lavorare; la pandemia di Covid-19 e il relativo lockdown sono stati inoltre decisivi per smorzare le diffidenze nei confronti della tecnologia: «Le ultime settimane hanno dimostrato quanto è possibile fare in questo senso, ed è un risultato che non dovremmo sprecare», ha dichiarato il Ministro delle finanze tedesco Olaf Scholz.

Anche secondo Josephine Hofmann, dell’istituto d’ingegneria Fraunhofer di Stoccarda, che svolge ricerche sul mondo del lavoro, la pandemia è stata un’opportunità per confrontarsi con modelli di lavoro flessibili e tecnologie moderne – non è un caso che l’utilizzo di app per videoconferenze e messaggistica come Microsoft Teams sia aumentato in maniera esponenziale in tutti i Paesi coinvolti dalle restrizioni. Questo approccio sul lungo termine potrebbe quindi consentire alle aziende di lavorare in maniera più agile, economica e sostenibile, aumentando la produttività e riducendo i costi.

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In tal senso, l’emergenza ha permesso di consolidare le doti di problem solving dei lavoratori, la collaborazione fra colleghi e la circolarità dei saperi. Durante la pandemia, il lavoro da casa e l’accesso alla dimensione digitale, però, non sono stati affatto una libera scelta, ma un vincolo necessario, che per alcuni è risultato stancante e meno interessante del previsto: mentre i benefici dello smart working sono ben definiti, meno note sono infatti le potenziali insidie, in particolare quando si lavora “fisicamente” lontani dai propri colleghi.

Il divario digitale, che con lo smart working si fa più trasparente, non riguarda solo le persone che hanno difficoltà o diffidenza a usare gli ambienti online per ragioni culturali e tecniche, ma colpisce anche e soprattutto le linee e i macchinari: ai dati Istat del 2019 che mostrano che poco più del 75 percento delle famiglie italiane dispone dell’accesso a Internet, si aggiunge infatti il più ampio problema della carenza delle connessioni e della scarsa presenza di dispositivi tecnologici.

Lo stesso vale per la necessità di seguire i propri figli: gli studenti della scuola primaria e più piccoli non sono in grado di fare didattica a distanza in modo autonomo e hanno bisogno dell’aiuto dei genitori, che gli stanno appresso con molte difficoltà se devono lavorare da casa – rispetto anche all’aumento del carico di lavoro (percepito o effettivo) tipico dello smart working.

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Non mancano quindi le contraddizioni nello smart working: se da un lato, come sancisce l’Atlantic, la flessibilità permette di accrescere la produttività, dall’altro un orario di lavoro di per sé prolungato e l’aumento dell’intensità operativa possono diventare causa di stress. Divisioni, queste, emerse altresì nell’ascolto della rete realizzato dal Datalab di Eni, a conferma dell’opinione ancora sfaccettata degli italiani rispetto allo smart working.

Anche i dipendenti Eni si sono ritrovati ad avere a che fare con lo smart working: nella Fase 1 (picco emergenziale), la quasi totalità dei lavoratori negli uffici lo effettuava, mentre con la Fase 2 (oggi) la percentuale è passata al 90 percento. Anche una parte del personale giornaliero dei siti operativi ha avuto la possibilità di lavorare in smart working con il 70 percento di loro durante il picco emergenziale, ridotto al 50 percento nella Fase 2.

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Per permettere di continuare senza difficoltà l’attività lavorativa da casa, sono stati consegnati ai dipendenti oltre 3.500 dispositivi. Anche gli scambi di conoscenza sono rimasti costanti, come dimostrano i dati relativi agli accessi e alle condivisioni sul Knowledge Management System (e-kms) di Eni. L’attività collaborativa del problem-solving tecnico di Eni non si è mai fermata, neppure e soprattutto in una fase di lockdown in cui l’interazione tra i colleghi e l’integrazione delle competenze hanno giocato un ruolo chiave per lavorare insieme e meglio. All’interno dell’”arena” tecnica di e-kms, i professionisti di Eni si sono scambiati più di 3 mila post e, anche grazie all’intelligenza artificiale, hanno effettuato migliaia di ricerche per adottare più velocemente le lesson learned già presenti in azienda, così come per risolvere problemi complessi con un approccio trasversale alle business unit di Eni e ai Paesi dove l’azienda lavora. Quasi non sorprende quindi il tetto di otto milioni di minuti trascorsi in videocall raggiunto dai lavoratori di Eni, attivi in smart working durante tutta l’emergenza Covid-19.

Tra le iniziative di comunicazione interna, il portale intranet MyEni è stato lo strumento che ha accompagnato i dipendenti sia nella fase più acuta della crisi sia a seguire con un contatto diretto, tempestivo e trasparente sulle disposizioni governative, sanitarie e aziendali. Ad esso si sommano le innumerevoli iniziative di people engagement indirizzate a tutto il personale Eni per colmare il gap relazionale causato dell'isolamento dai luoghi di lavoro - e la formazione distance su temi attualissimi tra cui anche la gestione dello smart working e tecniche di mindfullness. Tutte queste iniziative hanno generato riscontri positivi e di ringraziamento da parte delle persone Eni.

L'emergenza Covid-19 ha colto il nostro Paese impreparato sul versante dello smart working. Moltissime aziende hanno dovuto adattarsi velocemente a questa nuova modalità di lavoro e gli stessi lavoratori si sono trovati spaesati, cercando sul web la risposta alle proprie domande e condividendo sui social media pensieri e dubbi. Sicuramente lo smart working rappresenta una rivoluzione tecnologica per il nostro paese, ma anche un’esperienza piena di implicazioni culturali di cui forse vedremo gli effetti solamente tra qualche anno.

L’autore: Eni Datalab

Eni Datalab è un laboratorio di data science, analytics e intelligenza artificiale nato nel 2016 nella direzione di Comunicazione Esterna di Eni. La missione dell’Eni Datalab è quella di analizzare, misurare e comprendere il complesso ecosistema informativo in cui l'azienda opera e comunica, per garantire che le azioni di comunicazione e i contenuti prodotti abbiano sempre la massima rilevanza per i molti stakeholder di Eni.